Selon mon voisin du 3ème, un mail équivaudrait au même niveau d’incompréhension qu’une discussion entre un homme et une femme. Pourtant, Dieu sait que Gégé il comprend les femmes lui.
Malgré la charge de travail qui t’incombe, merci de m’envoyer le document avant midi. Cdt.
Le ton est agressif, piquant, au sarcasme omniprésent. La confirmation de lecture est même activée. C’est sûr, votre correspondant vous prend de haut. Il n’en faut pas plus pour que vous prépariez une réponse cinglante. Un cercle vicieux, nourri d’interprétations.
A lecture du mail, votre interlocuteur est surpris de l’aigreur de votre retour. Il vous fait part de sa stupeur et de sa déception, convaincu de sa légitimité. Quel culot, alors que c’est lui qui a lancé les hostilités. Aucun souci, clic droit « répondre » : vous revenez sur l’intégralité de ses sous-entendus, méticuleusement. Bref, un échange cordial comme on les aime.
Plus de 50% des mails sont mal compris, avec une interprétation du ton pouvant même monter à 80%. Du coup statistiquement, il y a de forte chance pour que ce soit vous qui interprétiez de travers…
Ne pas réagir à chaud.
Ne répondez pas à chaud, jamais. Au besoin, écrivez votre réponse pour vous soulager, mais ne cliquez pas sur « envoyer » … Laissez retomber la pression, et revenez une fois l’agacement (l’énervement) passé.
Vous serez probablement surpris de relire votre message à tête reposée, et d’y trouver une agressivité toute accueillante.
En réalité, ce ne sont pas tant les situations que les interprétations que nous en donnons qui posent problème. Nous retenons uniquement ce qui confirme nos convictions. La perception n’est en rien la vérité, et c’est pourtant bien cette première qui prévaut. Malheureusement, correspondre avec des gens que l’on n’a jamais vu physiquement est la routine des indépendants. Il est donc aisé de se faire de fausses opinions.
Comment y remédier ?
D’abord, l’explication de ces quiproquos ? L’égocentrisme, affirment les chercheurs. Privé de visibilité, d’intonation et de toute la communication « non verbale » qui accompagne ce que l’on dit, le message textuel nous parvient sous une forme relativement neutre, ou du moins peu déchiffrable au plan émotionnel. Ce qui ne fait qu’accroître notre penchant naturel à suivre notre point de vue plutôt que celui des autres.
Le double sens et l’humour sont donc des jeux d’écriture à risque.
Pour s’assurer de bien faire passer son message, il ne faut pas hésiter à détailler ses propos et à s’adapter à son interlocuteur.
Au besoin, les outils numériques nous permettent même de feindre nos émotions via les célèbres Emojis par exemple. Souvent sur-utilisés, ils permettent néanmoins de faire vivre les e-mails, qui demeurent le moyen de communication privilégié des indépendants pour échanger avec leurs clients. Parfois même l’unique moyen de communication… Il convient donc de manier l’art de l’email à la perfection.
Et malgré ces précautions, si des tensions émergent, décrochez votre téléphone. C’est probablement la meilleure arme, loin physiquement, face aux mauvaises interprétations.
